ProtoFocus

Algemene Voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN PROTOFOCUS B.V.

3-12-2025

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Protofocus: Protofocus, gevestigd te Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81889569, ook handelend onder de naam “ProtoFocus”.
Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie Protofocus een overeenkomst aangaat of aan wie Protofocus een aanbieding/offerte doet.
Consument: een klant die tevens een natuurlijk persoon is en die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
Partijen: Protofocus en klant gezamenlijk.
Diensten: alle door of namens Protofocus te leveren werkzaamheden, waaronder (maar niet beperkt tot): advies, subsidieadvies en aanvraagbegeleiding, begeleiding bij certificeringstrajecten (BRL, ISO, HKZ, SCIOS, etc.), opstellen van kwaliteitshandboeken en documentatie, juridische ondersteuning zonder advocaat, bedrijfs- en procesadvies, trainingen, online producten en aanverwante diensten.
Producten: alle door Protofocus aan de klant te leveren (al dan niet digitale) zaken, waaronder (maar niet beperkt tot) documenten, formats, templates, rapporten, handleidingen en overige materialen.
Certificeringstraject: ieder traject waarbij Protofocus de klant begeleidt bij het behalen of behouden van een certificaat op basis van een norm of beoordelingsrichtlijn (zoals BRL, ISO, HKZ, SCIOS, etc.).
Subsidieadvies: door Protofocus verleende diensten met betrekking tot het verkennen, voorbereiden, opstellen en/of indienen van subsidieaanvragen en gerelateerde rapportages.
Schriftelijk: per post, e-mail of andere elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, opdrachten, werkzaamheden, overeenkomsten en leveringen van diensten of producten door of namens Protofocus.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
Partijen sluiten de toepasselijkheid van aanvullende en/of afwijkende algemene voorwaarden van de klant of van derden uitdrukkelijk uit, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of vernietigbaar blijken, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De betreffende bepaling zal worden vervangen door een bepaling die de bedoeling van Protofocus zoveel mogelijk benadert.

Artikel 3 – Aanbiedingen, offertes en aanvaarding

Alle aanbiedingen en offertes van Protofocus zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk een geldigheidstermijn is vermeld of uitdrukkelijk anders is aangegeven.
Een aanbod of offerte is maximaal één (1) maand geldig, tenzij in het aanbod/offerte een andere termijn is genoemd.
Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor nabestellingen of vervolgopdrachten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij aanvaarding van een vrijblijvende offerte of aanbieding behoudt Protofocus zich het recht voor het aanbod binnen drie (3) dagen na ontvangst van de aanvaarding te herroepen, zonder dat de klant hieraan enig recht kan ontlenen.
Mondelinge aanvaarding van de klant bindt Protofocus slechts nadat de klant deze schriftelijk (of elektronisch) heeft bevestigd.

Artikel 4 – Prijzen

Alle door Protofocus gehanteerde prijzen zijn in euro’s, exclusief btw en exclusief eventuele overige kosten zoals administratiekosten, heffingen en reis-, verzend- of transportkosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Protofocus kan de op haar website of anderszins kenbaar gemaakte prijzen te allen tijde wijzigen.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt de prijs voor diensten vastgesteld op grond van de werkelijk bestede uren tegen de op dat moment geldende uurtarieven van Protofocus.
Indien partijen een totaalbedrag als richtprijs overeenkomen, geldt deze als indicatief en niet als vaste prijs, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk een vaste prijs is overeengekomen.
Protofocus is gerechtigd om tot 10% van de richtprijs af te wijken. Indien de richtprijs meer dan 10% zal worden overschreden, zal Protofocus de klant tijdig informeren en motiveren.
Indien de richtprijs meer dan 10% hoger uitvalt, heeft de klant het recht het deel van de opdracht te laten vervallen dat boven de richtprijs vermeerderd met 10% uitkomt.
Protofocus heeft het recht om prijzen jaarlijks aan te passen. Protofocus zal prijsaanpassingen vooraf aan de klant meedelen.
De consument heeft het recht de overeenkomst op te zeggen indien hij niet akkoord gaat met een door Protofocus aangekondigde prijsverhoging, indien en voor zover dit voortvloeit uit dwingend consumentenrecht.

Artikel 5 – Duur van de overeenkomst en opzegging (diensten)

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, wordt een overeenkomst betreffende diensten aangegaan voor onbepaalde tijd.
Indien een overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan, kan deze na afloop stilzwijgend worden omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij één der partijen tijdig opzegt met inachtneming van de afgesproken opzegtermijn.
De klant kan een overeenkomst voor onbepaalde tijd opzeggen met een opzegtermijn van twee (2) maanden. Een consument kan een dergelijke overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand.
Zijn partijen binnen de looptijd een termijn overeengekomen voor bepaalde werkzaamheden, dan is deze termijn nooit fataal, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Bij overschrijding dient de klant Protofocus schriftelijk in gebreke te stellen.

Artikel 6 – Informatieverstrekking door de klant

De klant stelt alle informatie, gegevens en bescheiden die relevant zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst tijdig, volledig en in de gewenste vorm aan Protofocus ter beschikking.
De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door hem verstrekte informatie, ook indien deze van derden afkomstig is.
Indien de klant de benodigde informatie niet, niet tijdig of niet behoorlijk verstrekt, en hierdoor vertraging of extra kosten ontstaan, komen de daaruit voortvloeiende extra kosten en uren voor rekening van de klant.
Indien de klant daarom verzoekt, retourneert Protofocus de door de klant verstrekte bescheiden, tenzij het bewaren daarvan noodzakelijk is in verband met wettelijke bewaarplichten of bewijsvoering.

Artikel 7 – Uitvoering van de overeenkomst en inzet derden

Protofocus voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. De verplichting van Protofocus betreft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
Protofocus heeft het recht om overeengekomen dienstverlening geheel of gedeeltelijk door derden te laten verrichten.
Protofocus is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van ingeschakelde derden, indien de keuze voor deze derden zorgvuldig is gemaakt.
Het is de verantwoordelijkheid van de klant dat Protofocus tijdig kan starten met de uitvoering. Indien de klant hierin tekortschiet, komen extra kosten en/of uren voor rekening van de klant.

Artikel 8 – Expertise, juridisch en specialistisch advies, doorverwijzing

Protofocus verleent diensten en advies binnen haar normale bedrijfsvoering en deskundigheid, waaronder algemene juridische ondersteuning zonder advocaat, kwaliteits- en certificeringsadvies, subsidieadvies en bedrijfsadvies.
Onderwerpen die buiten de expertise van Protofocus vallen (waaronder, maar niet beperkt tot: fiscaal advies, procesrechtelijk kansadvies, specialistisch arbeidsrecht, letselschade, technisch ontwerp/keuring van installaties, specialistische veiligheidsnormen, medische of psychologische diagnostiek) worden niet door Protofocus als bindend advies verstrekt.
Protofocus kan in dergelijke gevallen uitsluitend een oriënterende toelichting geven en zal de klant adviseren een gespecialiseerde professional (zoals advocaat, fiscalist, accountant, veiligheidskundige of technisch specialist) te raadplegen.
Protofocus is gerechtigd om, indien nodig, externe specialisten in te schakelen. De klant stemt ermee in dat specialistische werkzaamheden in onderaanneming kunnen worden verricht. Protofocus kan overeenkomen dat de inhoudelijke aansprakelijkheid voor specialistisch advies bij de externe specialist berust.
Indien de klant weigert een door Protofocus geadviseerde specialist te raadplegen of bewust afwijkt van dat advies, is Protofocus niet aansprakelijk voor schade of gevolgen die daarmee samenhangen.
Protofocus treedt niet op als advocaat, accountant, belastingadviseur, medisch deskundige, installatiedeskundige of gecertificeerde auditor, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 9 – Specifieke bepalingen voor subsidieadvies

Protofocus kan nooit garanderen dat een subsidie wordt toegekend. De toekenning van subsidies is volledig afhankelijk van de betreffende subsidieverstrekker.
De klant is verantwoordelijk voor de tijdige en volledige aanlevering van alle gegevens, documenten en bijlagen die noodzakelijk zijn voor het indienen van een subsidieaanvraag.
Protofocus is niet aansprakelijk voor afwijzing van een subsidieaanvraag indien deze (mede) is veroorzaakt door onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde informatie door de klant, of door wijzigingen in regelgeving of beleid van de subsidieverstrekker.
Indien “no cure – no pay” is overeengekomen, geldt dit uitsluitend indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is vastgelegd. Bij afwijzing door nalatigheid of vertraging aan de zijde van de klant vervalt een eventuele “no cure – no pay”-afspraak.
De klant blijft in alle gevallen zelf verantwoordelijk voor de naleving van subsidievoorwaarden, rapportageverplichtingen en gebruik van subsidiegelden.

Artikel 10 – Certificering, BRL/ISO-diensten en veiligheidsclausules

Bij certificeringstrajecten (zoals BRL, ISO, HKZ, SCIOS) levert Protofocus documentatie, kwaliteitsystemen, formats en begeleidingsdiensten op basis van de op dat moment geldende normen, en op basis van de door de klant verstrekte informatie.
Protofocus is niet verantwoordelijk voor de feitelijke implementatie, naleving of het dagelijkse gebruik van het geleverde kwaliteitssysteem binnen de organisatie van de klant.
De klant is zelf verantwoordelijk voor het daadwerkelijk naleven van de norm, het trainen van personeel en het borgen van processen.
Protofocus kan geen garantie geven dat een certificaat wordt behaald of behouden, aangezien dit afhankelijk is van de beoordeling door de certificerende instelling en de feitelijke praktijk bij de klant.
Protofocus is niet aansprakelijk voor sancties, afgekeurde audits, stillegging van werkzaamheden of andere maatregelen die voortvloeien uit het handelen of nalaten van de klant of zijn medewerkers.

Artikel 11 – Annulering en voortijdige beëindiging bij certificeringstrajecten

Vanaf het moment dat een door de klant ondertekende offerte voor een certificeringstraject door Protofocus is ontvangen, start Protofocus direct met de uitvoering van werkzaamheden, waaronder:

analyse van bedrijfsprocessen;
opstellen en/of aanpassen van kwaliteitsdocumentatie;
planning van begeleiding;
voorbereiding op audit- en certificeringstrajecten.
De klant erkent dat per direct specialistische capaciteit wordt gereserveerd en werkzaamheden worden aangevangen.

Indien de klant de overeenkomst na ondertekening annuleert, zijn de volgende annuleringsvergoedingen verschuldigd:

Moment van annulering	Kosten voor klant
Binnen 7 dagen na ondertekening	50% van de offerteprijs
Na 7 dagen tot afronding documentatiefase	70% van de offerteprijs
Documentatie volledig opgeleverd en gereed voor audit	100% van de offerteprijs

Onder “documentatie volledig opgeleverd” wordt verstaan:

oplevering van het volledige kwaliteitssysteem;
alle verplichte formats, registraties, checklists en protocollen;
voorbereiding op controle- en auditmomenten.
Zodra deze status is bereikt, is het volledige factuurbedrag verschuldigd, ongeacht of de certificerende instantie de certificering al heeft afgegeven.

Indien de annuleringsvergoeding lager is dan de reeds gewerkte uren of gemaakte kosten, behoudt Protofocus het recht deze aantoonbare en gespecificeerde uren/kosten aanvullend in rekening te brengen.
Bij annulering vervalt per direct het gebruiksrecht van alle door Protofocus opgeleverde documentatie, interne formats, tools, checklists en begeleidingsmaterialen. Reeds verstrekte documenten mogen vanaf dat moment niet langer worden gebruikt of toegepast.
Protofocus registreert de voortgang digitaal; deze administratie geldt als leidend bij discussie over de status van het traject ten tijde van annulering.

Artikel 12 – Levering, levertijd en feitelijke levering (producten)

Levering van producten vindt plaats zolang de voorraad strekt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Levering vindt plaats op het door de klant opgegeven adres of (bij digitale producten) via het door de klant opgegeven e-mailadres of account.
Door Protofocus opgegeven levertijden zijn indicatief en geven de klant bij overschrijding geen recht op ontbinding of schadevergoeding, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.
De levertijd vangt aan nadat de klant de offerte voor akkoord heeft getekend en Protofocus dit schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd, en eventuele voorschotten zijn ontvangen.
Indien de klant niet tijdig betaalt, mag Protofocus haar verplichtingen (waaronder levering) opschorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
Indien de klant zelf voor transport zorgdraagt, dient hij zichtbare beschadigingen voorafgaand aan transport te melden. Bij gebreke hiervan kan Protofocus niet aansprakelijk worden gehouden voor schade.

Artikel 13 – Verpakking, transport en verzekering

De klant draagt, tenzij anders overeengekomen, de kosten van transport.
Bij ontvangst van producten met beschadigde verpakking dient de klant hiervan aantekening te laten maken door de bezorger. Bij gebreke hiervan kan Protofocus niet aansprakelijk worden gehouden voor schade.
De klant verplicht zich de volgende zaken voldoende te verzekeren en verzekerd te houden tegen onder meer brand-, ontploffings-, waterschade en diefstal:

geleverde zaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst;
zaken van Protofocus die bij de klant aanwezig zijn;
zaken die onder eigendomsvoorbehoud zijn geleverd.

De klant geeft op eerste verzoek van Protofocus de polis van deze verzekeringen ter inzage.

Artikel 14 – Betaling, niet-tijdige betaling, opschorting en verrekening

Facturen dienen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te worden betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Betaalt de klant niet binnen de overeengekomen termijn, dan is de klant van rechtswege in verzuim en is Protofocus gerechtigd een rente van 1% per maand in rekening te brengen, waarbij een gedeelte van een maand als volledige maand wordt gerekend.
Bij verzuim is de klant buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, berekend conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, naast eventuele gerechtelijke kosten.
In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling aan de zijde van de klant zijn vorderingen van Protofocus op de klant onmiddellijk opeisbaar.
Weigert de klant zijn medewerking aan de uitvoering van de overeenkomst, dan blijft hij verplicht de volledige afgesproken prijs te voldoen.
Tenzij de klant een consument is, doet de klant afstand van het recht om de nakoming van verplichtingen op te schorten (opschortingsrecht).
Tenzij de klant een consument is, doet de klant afstand van het recht om enige vordering op Protofocus te verrekenen met een schuld aan Protofocus.

Artikel 15 – Garantie en aard van verplichtingen

Indien partijen een overeenkomst met een dienstverlenend karakter zijn aangegaan, bevat deze voor Protofocus uitsluitend inspanningsverplichtingen en geen resultaatsverplichtingen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
Alle door Protofocus gegeven adviezen, berekeningen, inschattingen en prognoses zijn indicatief en niet bindend. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

Artikel 16 – Geheimhouding, intellectueel eigendom, boetebeding en vrijwaring

16.1 Geheimhouding

De klant houdt alle informatie (in welke vorm dan ook) die hij van Protofocus ontvangt, geheim.
Hetzelfde geldt voor andere informatie betreffende Protofocus waarvan de klant weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze vertrouwelijk is, of waarvan hij kan verwachten dat verspreiding ervan Protofocus schade kan berokkenen.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die reeds openbaar was of openbaar is geworden zonder dat sprake is van schending van deze plicht, of die op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.
De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot drie (3) jaar daarna.

16.2 Intellectueel eigendom

Alle door Protofocus geleverde producten en diensten, waaronder documenten, handboeken, formats, templates, modellen, rapporten, tools, software, e-mails en andere (digitale) materialen, blijven volledig eigendom van Protofocus, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
De klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen organisatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Het is de klant niet toegestaan materialen van Protofocus te reproduceren, te verspreiden, te verkopen of ter beschikking te stellen aan derden, tenzij Protofocus hiervoor voorafgaand schriftelijk toestemming heeft gegeven.

16.3 Boetebeding

Indien de klant in strijd handelt met de bepalingen over geheimhouding of intellectueel eigendom, verbeurt hij per overtreding een direct opeisbare boete:

€ 1.000 indien de klant een consument is;
€ 5.000 indien de klant een rechtspersoon of zakelijke partij is.

Daarnaast verbeurt de klant 5% van het in lid 1 genoemde bedrag voor iedere dag dat de overtreding voortduurt.
Voor het verbeuren van deze boete is geen voorafgaande ingebrekestelling vereist.
Het boetebeding laat onverlet het recht van Protofocus om naast de boete aanvullende schadevergoeding te vorderen.

16.4 Vrijwaring

De klant vrijwaart Protofocus tegen alle aanspraken van derden die verband houden met de door Protofocus geleverde producten en/of diensten, voor zover deze aanspraken voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie van de klant, onjuist gebruik van geleverde materialen of het niet naleven van wet- en regelgeving door de klant.

Artikel 17 – Aansprakelijkheid en vervaltermijn

Protofocus is uitsluitend aansprakelijk voor schade van de klant indien en voor zover die schade rechtstreeks het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Protofocus.
Indien Protofocus toch aansprakelijk is, is deze aansprakelijkheid beperkt tot directe schade die voortvloeit uit de uitvoering van de overeenkomst.
Protofocus is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, gemiste subsidies, afgewezen certificering, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of schade aan derden.
Aansprakelijkheid van Protofocus is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de door Protofocus afgesloten (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico van Protofocus. Indien geen of niet volledige verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het (deel van het) factuurbedrag waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
Elk recht van de klant op schadevergoeding vervalt in elk geval twaalf (12) maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid direct of indirect voortvloeit, onverminderd het bepaalde in artikel 6:89 BW.
Aan adviezen, berekeningen, analyses of rapporten van Protofocus kunnen geen rechten worden ontleend, in het bijzonder indien het onderwerpen betreft die buiten de expertise van Protofocus vallen als bedoeld in artikel 8.

Artikel 18 – Klachten en ingebrekestelling

De klant dient geleverde producten en diensten zo spoedig mogelijk te onderzoeken en eventuele tekortkomingen binnen één (1) maand na constatering schriftelijk aan Protofocus te melden. Consumenten hebben hiervoor uiterlijk twee (2) maanden na constatering.
De melding dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Protofocus in staat is adequaat te reageren.
De klant dient aan te tonen dat de klacht betrekking heeft op een overeenkomst met Protofocus.
Indien een klacht betrekking heeft op lopende werkzaamheden, kan dit er niet toe leiden dat Protofocus gehouden is andere of verdergaande werkzaamheden te verrichten dan overeengekomen.
Ingebrekestellingen dienen schriftelijk te worden gedaan en de klant is verantwoordelijk voor het tijdig bereiken daarvan aan Protofocus.

Artikel 19 – Overmacht

Een tekortkoming kan Protofocus niet worden toegerekend indien sprake is van overmacht in de zin van artikel 6:75 BW en vergelijkbare omstandigheden.
Onder overmacht wordt in elk geval verstaan (maar is niet beperkt tot): natuurrampen, oorlogen, oproer, terrorisme, overheidshandelingen, brand, overstroming, pandemieën, stakingen, storingen in elektriciteit/internet/telecommunicatie, ernstige storingen bij leveranciers, en andere omstandigheden die buiten de macht van Protofocus liggen.
In geval van overmacht worden de verplichtingen van Protofocus opgeschort zolang de overmachtssituatie voortduurt.
Duurt de overmachtssituatie langer dan dertig (30) dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk ontbinden, zonder dat een van partijen gehouden is tot schadevergoeding.
Protofocus is in een overmachtsituatie geen schadevergoeding verschuldigd, ook niet indien Protofocus als gevolg van de overmacht enig voordeel geniet.

Artikel 20 – Wijziging van de overeenkomst en algemene voorwaarden, overgang van rechten

Indien na het sluiten van de overeenkomst wijziging of aanvulling daarvan nodig is, zullen partijen de overeenkomst in onderling overleg aanpassen.
Protofocus is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd. In geval van wezenlijke wijzigingen zal Protofocus de klant hiervan zo mogelijk vooraf op de hoogte stellen.
In geval van wezenlijke wijziging van de algemene voorwaarden heeft een consument het recht de overeenkomst op te zeggen indien hij niet met de gewijzigde voorwaarden instemt.
Rechten van de klant uit de overeenkomst kunnen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Protofocus aan derden worden overgedragen. Deze bepaling geldt als een beding met goederenrechtelijke werking als bedoeld in artikel 3:83 lid 2 BW.

Artikel 21 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op alle overeenkomsten tussen partijen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
De Nederlandse rechter in het arrondissement waar Protofocus is gevestigd (thans: Noord-Nederland, locatie Groningen) is bij uitsluiting bevoegd om kennis te nemen van geschillen tussen partijen, tenzij dwingend recht anders voorschrijft of Protofocus een andere bevoegde rechter kiest.

Artikel 22 – Slotbepalingen

Deze algemene voorwaarden treden in de plaats van alle eerder gehanteerde algemene voorwaarden van Protofocus.
De meest recente versie van deze voorwaarden is steeds van toepassing. Protofocus zal de geldende versie op verzoek kosteloos toesturen en op haar website publiceren.